Comprendre le portail fournisseur

Le portail fournisseur est l'interface qui vous permet de fournir à vos clients les documents qu'ils vous demandent.

Lorsqu’un client vous adresse une demande documentaire, vous la recevez par e-mail. Celui-ci contient un lien unique et sécurisé vous donnant accès au portail fournisseur : c’est le seul lien valide.

L’adresse URL visible dans votre navigateur lorsque vous êtes sur la page du portail est personnelle et ne peut pas être partagée. Elle ne donnera pas accès au portail à d’autres utilisateurs.

Les consignes générales

Sur le portail vous pouvez répondre aux demandes de vos clients.

Veuillez prendre connaissance des consignes générales ci-dessous :

1. Examinez les documents demandés dans le tableau.

2. Vérifiez les instructions ou les documents à compléter.

3. Sélectionnez la demande que vous souhaitez remplir.

4. Joignez le document correspondant.

Sachez que sur ce portail vous pouvez également :

• Indiquer si un document n'est pas disponible.

• Joindre un document pour répondre à plusieurs demandes.

• Joindre plusieurs documents à une seule demande.

De plus, si vous avez déjà envoyé les documents demandés par email. Nous vous invitons à le signaler dans le chat pour limiter les relances par email.

Comment communiquer avec vos clients ?

Le portail fournisseur vous donne accès à un chat. Ce dernier vous permet de communiquer avec votre fournisseur via la plateforme. Ainsi, vous pouvez lui donner des informations, notamment sur les demandes, ou encore lui poser des questions. Vous avez accès au chat par l'icône bleue en bas à droite.

Les produits travaillés avec vos clients

Un encadré vous rappelle les produits que vous travaillez avec le client pour lequel vous êtes en train de déposer des documents. Vous avez à disposition : le nom, le code, le pays d'origine, la référence (alias que vous utilisez) et les attributs des produits.

Les documents requis

Les demandes à compléter : Indique le nombre de demandes que le client vous a envoyées et qui ne sont pas complétées.

Les demandes en attente de révision : Indique les demandes que vous avez complétées et qui sont en attente de validation de la part du client.

Les demandes remplies et acceptées : Indique le nombre de demandes qui vous avez remplies et qui ont été acceptées par le client.

La vue générale du tableau

Vous pouvez avoir accès à plusieurs informations en fonction de la vue choisie :

• Demandes à compléter (et à corriger)

• Demandes en attente de révision

• Demandes remplies (et annulées)

• Toutes les demandes

• Tous les documents téléchargés

Pour les quatre premières vues, vous pouvez choisir d'afficher ou non ces différentes informations :

• le numéro de la demande (numéro unique),

• le statut de la demande :

  • Accepté : le document que vous avez fourni a été accepté par votre client,

  • Refusé : le client a refusé la demande car il a considéré qu'elle ne répondait pas à ses exigences,

  • En attente : vous n'avez pas encore rempli cette demande,

  • En cours d'examen : vous attendez que votre client valide le document ,

  • Déclinée : vous avez indiqué que vous ne pouvez pas remplir cette demande,

  • Annulé : le client a annulé la demande,

• L'organisation associée : concernée par la demande,

• Le produit associé : concerné par la demande,

• Les instructions et les documents supports : les instructions vous permettent de répondre correctement à la demande du client, les documents supports sont les documents que vous devez remplir et versés sur la plateforme,

• Votre commentaire : en cas de déclin de la demande,

• Date de création : date à laquelle la demande a été créée.

Pour la vue sur Tous les documents téléchargés, vous accès à :

• Nom du document,

• Types de documents,

• Organisations associées,

• Produits associés,

• Début de validité,

• Date d'ajout,

• Statut du document.